Common Ground componenten: vervanging van zaaksysteem?

De aanleiding

Equalit is een ICT-samenwerkingsverband van en voor lokale overheden in Brabant. Zij gebruiken momenteel Green Valley als zaaksysteem, maar zij voorzien een overstap naar een ander zaaksysteem. Daarom startten zij twee verschillende sporen onderzoek:

1. Vervanging van hun huidige zaaksysteem door een nieuw ‘traditioneel’ zaaksysteem, of;
2. Component based oplossing op basis van Common Ground componenten. In dit geval is het een omgeving die volledig vanuit de Common Ground community komt.

Het onderzoek

Equalit richtte in oktober 2020 een multidisciplinair team op om spoor 2 te onderzoeken. In januari hadden ze de eerste demo (voor het proces Meldingen Openbare Ruimte) staan. De kernvragen waar ze in deze drie maanden een antwoord op zochten, waren:

• Welke functionaliteiten hebben we nu?
• Wat is er beschikbaar vanuit Common Ground?
  • Huidige functionaliteit vs beoogd component
• Waar zitten de hiaten?
• Wat is de impact voor de deelnemers?

Het uitgangspunt was hierbij om bestaande componenten zo veel mogelijk te hergebruiken als deze binnen de Common Ground principes in te zetten zijn, en dus zo min mogelijk nieuwe componenten te introduceren.

Het 5-lagenmodel van Common Ground

Om een nulmeting te doen voor welke componenten er allemaal moeten komen, hebben ze het 5-lagenmodel van Common Ground als uitgangspunt gebruikt. Volgens dit model kun je alle componenten voor een component based oplossing onderverdelen in vijf lagen: interactie, procesinrichting, landelijke integratie faciliteit, services, en standaard informatiemodel.

1. Interactie in websites en apps zal de bovenste laag zijn: waar klikt een gebruiker? Waar klikt een ambtenaar? Kodision zou binnen deze laag vallen.
2. Procesinrichting als laag bestaat uit de zaaksystemen en de logica die daarin zit.
3. Equalit neemt laag drie en twee vaak samen. Dat is de uitwisseling van de data met API’s, oftewel de ontvangst en de zendkant.
4. Als onderste laag heb je opslag en archivering. Dat zijn landelijke voorzieningen, databases, het zakenmagazijn, etc.

Het plotten: MOR

Equalit gebruikte het 5-lagenmodel als basis, omdat ze alle functionaliteiten van een zaaksysteem dan makkelijker konden plotten en konden inschatten welke teams ze (intern en extern) erbij zouden moeten betrekken. Ze kwamen er alleen al snel achter dat het plotten van alle functionaliteiten al snel een enorm groot en uitgebreid plaatje zou worden. Dit allemaal tegelijk aanpakken is niet haalbaar.

Daarom besloten ze iets tastbaars hieruit te pakken: een Melding Openbare Ruimte (MOR), die verloopt via de TriplEforms formulieren van Kodision. Er komen verschillende functionaliteiten kijken bij een MOR, zoals aanmelden via DigiD. Aan deze functionaliteiten kun je componenten hangen. Deze componenten kun je weer in het aanmaken en afhandelen van zaken schuiven. Het beperkte aantal componenten die hieruit kwam, hebben ze aangepakt voor een eerste demo. Dit is een al veel overzichtelijker plaatje:

Welke componenten hebben we nodig? Een ingang voor een burger, een front-end voor het ‘zaaksysteem’, en dan ga je steeds dieper en kom je via Open Zaak helemaal tot een zakenregister. Equalit heeft een laag 0 toegevoegd aan het 5-lagenmodel, omdat ze ook bezig zijn met de cloudtransitie. Daarvoor is gekozen om Azure Kubernetes Service van Microsoft te gebruiken.

De nieuwe demo situatie

In het groen zie je componenten die Equalit al had, en in het blauw staan de Common Ground componenten die ze moesten inrichten. Het MOR-formulier is inhoudelijk weinig veranderd tot nu toe; wat er wordt ingevuld landt in een database bij Equalit en vanuit daar maken ze een nieuwe zaak aan het in Green Valley zaaksysteem. Daar hebben ze de knip gezet. De broker maakt in de huidige situatie dus een taakcreatiebericht richting het Generiek Zaak Afhandel Component en vanuit daar gaan we naar Open Zaak component.

Alle componenten (het Generiek Zaak Afhandel Component, het Open Zaak component en het Haal Centraal stukje) waren in oktober nog niet helemaal af, dus door middel van iteraties hebben ze daar aan gewerkt. In januari hebben ze een werkende koppeling kunnen maken: het MOR formulier wordt ingevuld, de zaak wordt aangemaakt, de zaak is te zien voor de werknemers en vervolgens kunnen zij statussen veranderen.

Lessons learned

Toen Equalit met het Common Ground project begon, was alles nog nieuw voor hen. Ze kunnen aan de hand van hun onderzoek momenteel al wel een aantal conclusies trekken:

• Common ground staat nog aardig in de kinderschoenen. Waar Equalit zou willen dat het meerdere varianten krijgt, is het nu vaak nog één aanbieder. Maar er zijn zeker al wel componenten die echt al bruikbaar zijn. Soms moet je nog wel wat aansturen op de ontwikkelaars of partijen die ermee bezig zijn om bepaalde functies toe te voegen, maar in hun ervaring gaat dat redelijk snel. Ook staan de ontwikkelaars er allemaal voor open om snel mee te werken en snel te schakelen, als er geld beschikbaar is vanuit de community.
• Om zo’n traditionele Suite te vervangen (ook bekend als ‘het zaaksysteem’) zijn vaak meerdere componenten nodig, die momenteel dus nog in de kinderschoenen staan. Dit zorgt automatisch voor een langere doorlooptijd.  
• De volwassenheid van de Common Ground componenten is nog niet optimaal. Iets wat ‘live’ is, is niet per definitie compleet/af zoals je het zou willen hebben. Wel heb je veel en snelle iteraties om steeds iets toe te voegen of op te lossen en te verbeteren.
• Common Ground is een compleet andere manier van werken. Je was eerder gewend om met een vraag naar een leverancier te gaan. Deze leverancier loste het wel voor je op, terwijl jij achterover kon leunen. Common ground is echt meer een community, dus je zult veel meer zelf mee moeten denken en zelf mee moeten ontwikkelen. Je moet bijvoorbeeld meedenken over hoe je de componenten gaat combineren, waar de moeilijkheden zitten en wie je er dan bij moet betrekken. Het vergt dus meer ontwikkelcapaciteit en oplossingsvermogen van je eigen organisatie. De tijd die je ontwikkelaars erin moeten stoppen, moet je niet onderschatten. Voer dus vooraf interne discussies over hoe je het allemaal gaat inregelen.
• Wat Equalit echt geholpen heeft, is de componentencatalogus: https://componentencatalogus.commonground.nl/. Hierin zie je de status en totaliteit per component, zodat je er rekening mee kunt houden in je planning.

Demo’s

Wil jij de uiteindelijke demo bekijken van de MOR usecase of van de uitrol van de (test) omgeving Open Zaak met behulp van Azure Kubernates Service? Bekijk ze dan via de linkjes hieronder:

MOR usecase: https://www.youtube.com/watch?v=hrRyxlVwxDA

Uitrol (test)omgeving: https://vimeo.com/515761886/3453daac17 (vanaf 32:25)

Aan de slag met Common Ground?

Wil jij net zoals Equalit ontdekken wat de mogelijkheden zijn van Common Ground voor jouw organisatie? Neem contact met ons op, de Common Ground kennisexperts bij Kodision helpen je graag verder met al je vragen!

De laatste tip vanuit Equalit: Je kunt natuurlijk ook alvast met de kleinere componenten van Common Ground aan de gang, je hoeft nog niet meteen een heel zaaksysteem te vervangen…