26 maart 2021

Eenvoud in IT – van product tot communicatie

Juist in een complex vakgebied als IT, is het belangrijk om je producten én je communicatie eenvoudig te houden. Maar hoe zorgen wij daarvoor bij Kodision? Je leest het hieronder.
Over Kodision

Bij Kodision doen we er alles aan om de digitale dienstverlening van overheden zo goed en eenvoudig mogelijk te maken voor hun burgers. Dit kan bijvoorbeeld door UX-designs, toegankelijke formulieren, en door middel van low-code en no-code platforms zoals TriplEforms en Kotuur. Het is echter ook van belang dat je je producten en/of diensten eenvoudig communiceert naar je doelgroep. Eenvoud in IT is namelijk het complete plaatje: van product tot communicatie.

Laagdrempelige communicatie

Het belang van eenvoudige communicatie wordt helaas nog wel eens vergeten. Overheden, bedrijven en instellingen communiceren bijna altijd op taalniveau C1 (vaardige gebruiker). Dit terwijl twee derde van de Nederlandse bevolking beschikt over taalniveau B1 of B2 (onafhankelijke gebruiker), wat een stapje lager is. Mensen die over taalniveau B1 beschikken, begrijpen met moeite teksten op B2 niveau. Teksten op C1 niveau zijn onbegrijpelijk voor hen. Zo’n 60% van de Nederlandse bevolking begrijpt teksten van overheden, bedrijven en instellingen dus niet. De klanttevredenheid van deze mensen zal een stuk lager zijn als je met hen communiceert op C1 niveau. En alleen als informatie begrijpelijk is, kan een consument een bewuste keuze maken.

‘If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough’ – Albert Einstein

We vinden bij Kodision dat de communicatie vanuit overheden, bedrijven en instellingen dus anders kan. Hierom hanteren we bij Kodision dan ook laagdrempelige communicatie op B1 niveau. Ondanks dat veel mensen IT als een complex vakgebied zien, kan wel iedereen het begrijpen. Hier zorgen wij voor door in eenvoud te communiceren. Dit doen we onder andere door moeilijke woorden te vervangen door makkelijke, actief te schrijven, opsommingen te maken en korte zinnen te schrijven.

Transparantie over onze producten & diensten

Je vraagt je waarschijnlijk af: wat heeft transparantie met eenvoud te maken? Simpel. Om het hele plaatje te begrijpen, moet je voldoende en kloppende informatie hebben. Daarom zijn wij transparant in wat de klant van ons mag verwachten. We maken onder andere altijd een impactanalyse voor onze klanten. In zo’n impactanalyse komen de volgende onderdelen naar voren:

  • We brengen het verschil in kaart tussen wat de klant wil en wat hij of zij momenteel al heeft. Zo kunnen we zien wat er precies moet gebeuren.
  • Wat we uiteindelijk ontwikkelen schrijven we voor de klant op een duidelijke manier op en letten hierbij op de beheersbaarheid van het product. Ook denken we mee over of de klant er over een paar jaar er nog wat aan heeft, dus of het goed te onderhouden is.
  • Verder betrekken we ons implementatieteam bij de impactanalyse. Zij zijn een soort kwaliteitsbewaking en controleren of het product voldoet aan de beveiligingseisen. Mede aan de hand hiervan geven we aan wat de mogelijke (toekomstige) risico’s zijn en wat we doen om deze op te lossen.
  • Daarnaast staat er in de impactanalyse informatie over de scope van het project: wat kan de klant wel of niet verwachten? Zo weet de klant altijd waar hij of zij aan toe is. Ook geven we informatie over de aanpak van het project.
  • Verder vertellen we de randvoorwaarden in de analyse. Dit houdt in dat we de punten opsommen waar aan voldaan moet zijn voordat we starten met dit project.
  • Als laatste staan er een schatting van de uren en een indicatie van de planning beschreven. Als het project het toelaat, bieden we een fixed price aan zodat de klant van tevoren weet hoeveel geld en tijd het project gaat kosten.
  • Bij het opleveren van het project ondersteunen onze IT-consultants zo goed mogelijk, of we geven een heldere instructie over hoe de klant dit zelf moet doen.

Deze analyse is dus bedoeld als een soort verwachtingsmanagement, een houvast voor de klant. We beschrijven duidelijk alles wat we gaan doen, wat de mogelijke risico’s zijn en hoeveel tijd en geld dit gaat kosten. Deze transparantie is goed voor het onderlinge vertrouwen en maakt daardoor de samenwerking eenvoudiger.

Simpele formulieren voor complexe processen

Ook al zijn niet altijd alle opdrachten eenvoudig te noemen, we zorgen altijd dat het voor de eindgebruiker gemakkelijk te gebruiken is. Voor de eindgebruiker is het invullen simpel en intuïtief. Ook wanneer het een complex formulier betreft. Eenvoud in IT betekent dus ook complexe processen makkelijker maken.

Meer weten over onze digitale formulieren oplossing? Download dan eens de whitepaper van TriplEforms. Hierin staat alle informatie die je nodig hebt.