Blogserie MEBV #2: hoe kun je aan de MEBV-wet voldoen?

Even terugblikken

In de vorige blog Blogserie MEBV deel 1: wat houdt de MEBV-wet in? vertelden we je wat de MEBV inhoudt en wat er precies verandert. In deze blog bespreken we hoe je als bestuursorgaan aan deze wetgeving kunt voldoen. In drie stappen kom je er achter welke acties jouw organisatie moet nemen om in 2023 MEBV-proof te zijn.

Stap 1: Inventariseer waar je organisatie nu staat

Hoe staat jouw organisatie er nu voor? Dat is de eerste vraag waar je antwoord op moet krijgen om vervolgstappen te bepalen. Om hier achter te komen heeft het Ministerie van BZK een voorlopige handreiking voor implementatie opgesteld met hierin de volgende checklist.

• Inventariseer de papieren poststromen van jouw organisatie (postadressen, postkamers en de rol van de afdeling Digitale Informatievoorziening).

• Inventariseer de specifieke en generieke e-mailadressen, e-formulieren en digitale postkamerfuncties die jouw organisatie nu in gebruik heeft.

• Inventariseer welke formele berichten er in de berichtenbox (een persoonlijk portaal en het Omgevingsloket Online) zijn opgenomen voor ondernemers en bedrijven.

• Stel vast voor welke postadressen er nog geen vervangend digitaal kanaal bestaat.

Stap 2: Bepaal waar je naartoe wilt

De volgende stap is bepalen waar je met jouw organisatie naartoe wilt. Een van de zaken die je zeker goed geregeld moet hebben, is een generiek digitaal formulier waarmee je documenten met een fysieke handtekening kunt versturen via een beveiligde verbinding.

Wanneer authenticatie niet van belang is, kun je een generiek e-mailadres in gebruik nemen waar burgers vragen en meldingen naartoe kunnen sturen. Hierbij moet je hen ook de mogelijkheid bieden om anoniem een vraag te stellen of melding te doen. Wanneer authenticatie wel van belang is, kun je kiezen om een e-formulier in te richten met authenticatiemiddel DigiD of een berichtenbox voor bedrijven en ondernemers. Kom je er bij de inventarisatie achter dat er nu veel post binnenkomt via de postkamers? Richt deze processen dan in met digitale formulieren. Zo creëer je een win-win situatie.

Stap 3: Schakel hulp in

Kom je er na de inventarisatie achter dat je nog veel stappen te zetten hebt op het gebied van digitalisering? Wij helpen je graag! Samen kijken we naar wat er moet gebeuren om aan de richtlijnen van de MEBV-wet te voldoen. Vervolgens richten wij met onze digitale formulierentool TriplEforms graag jouw digitale processen in. Dit doen we al 20 jaar voor de grootste overheidsinstanties van Nederland. Meer weten? Vraag nu een vrijblijvende demo aan.