29 januari 2019

Nog betere dienstverlening bij Gemeente De Fryske Marren

Binnen een aantal maanden tijd heeft gemeente De Fryske Marren een evenementenformulier ontworpen én ontwikkeld. De inwoners uit de Friese gemeente zijn al gewend aan een goede digitale dienstverlening en nu biedt De Fryske Marren nog meer service. De aanvraag voor de evenementen vergunning wordt opgeslagen en kan volgend jaar, door de aanvragers, opnieuw gebruikt worden. En dat is uniek! Betere service, minder fouten, minder vragen én sneller geholpen.
Cases

Evenementen

De Fryske Marren heeft een reputatie hoog te houden. Binnen de plattelandsgemeente worden er vele evenementen georganiseerd, waarvan een groot deel jaarlijks terugkerend. 

Samen met de organisatoren van een aantal evenementen zijn tijdens een sessie de klantreizen en bijbehorende pijnpunten in kaart gebracht. Een van de belangrijkste punten was het hergebruiken van eerdere aanvragen. 

Door de module TriplEforms Vault toe te passen bij digitale formulieren is het mogelijk om gegevens te tonen die eerder zijn ingevuld. Dit kon al met de functie ‘later hervatten’ door tijdelijk gegevens vast te houden en met een link weer op te halen als men doorgaat met dezelfde aanvraag, zelfs op een ander device. Nu is dat ook mogelijk met een eerder gedane aanvraag of melding.

 “Morris Hofstra: Met TF Vault kunnen wij zelf bepalen welke vragen wij van het formulier willen opslaan en voor welke periode.”

Zonder aanziens des persoons

Het voordeel is dat de gegevens kunnen worden opgehaald door middel van een bepaald kenmerk. Dit betekent dat ook een andere persoon dit kan doen, bijvoorbeeld een medeorganisator. Persoonsgegevens komen niet mee, maar de gehele inhoud van de aanvraag wel.

Complexity made easy

Een evenementenvergunning bevat vaak veel informatie, waardoor een aanvraag complex kan zijn. Bij gemeente De Fryske Marren hebben ze vooraan in het digitale aanvraagproces een vergunningscheck toegevoegd. Deze zorgt er voor dat je bij de aanvraag van een buurtfeestje snel door het proces gaat. Online ben je dus snel geholpen en daarnaast kan je altijd bellen ter ondersteuning van de aanvraag.

Niet één, maar vele toepassingen

Heb je de TriplEforms Vault module eenmaal in huis? Dan zijn de mogelijkheden eindeloos. Een evenement, een WOZ-bezwaar, een bijstandsaanvraag of hernieuwd verzoek: alles kan vastgehouden worden en later worden getoond. En dit alles gaat natuurlijk op een veilige manier die in lijn is met de AVG richtlijnen.

De voordelen op een rij

  • Optimale dienstverlening. Het vooraf ingevulde formulier scheelt de aanvrager veel tijd.
  • Snellere doorloop. De vooraf ingevulde aanvraag zorgt voor minder fouten.
  • Besparing van kosten. Minder telefonische vragen en vragen aan de balie.
  • AVG proof. Gegevens worden volgens richtlijnen bewaard en veilig opgehaald.
  • Toepasbaar in alle soorten formulieren en aanvragen.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van TriplEforms Vault? Wij horen graag bij welk aanvraagproces jij de dienstverlening wil verbeteren. Deel het met ons en andere gemeenten, dan helpen we elkaar. Common Sense.

Geschreven door:

Ko