Samen met Kodision digitale overheidsdiensten verbeteren?

Complimenten aan de gemeente

Gemeenten in Nederland hebben de laatste jaren aanzienlijke stappen gezet om hun digitale dienstverlening te verbeteren. En met succes. Nog maar een paar jaar geleden was het heel gebruikelijk dat je naar de website van de gemeente ging om daar een pdf te downloaden. Bijvoorbeeld voor de aanvraag van die vergunning. Die pdf moest je dan vervolgens afdrukken, invullen, ondertekenen en terugsturen. Vaak betaalde je dan de postzegel ook nog zelf.

Maar dat is dus sterk veranderd. Heel veel gemeenten bieden hun diensten nu digitaal aan via een elektronisch formulier. Dat is fijn voor iedereen. Het gaat veel sneller en is goedkoper dan met de post. Bovendien is de inhoud altijd leesbaar en kan je controles inbouwen in het formulier zodat de inhoud beter van kwaliteit is. En dat bespoedigt uiteraard de afhandeling. Hulde dus aan de gemeenten van Nederland die aantoonbaar op de goede weg zijn

Maar hoe zit het met de rest van de overheid in Nederland?

Helaas zie je bij veel provincies, waterschappen, ministeries, agentschappen, zbo’s en dergelijke nog steeds dat er heel veel pdf’s worden gebruikt. En dat is jammer. Want door het toepassen van de juiste digitale middelen maak je het de bezoeker niet alleen veel makkelijker, maar doe je jezelf als organisatie zeker ook een plezier. De kwaliteit van de gegevens is namelijk veel beter. Dit voorkomt onnodige correspondentie, irritatie bij de klant en het bespaart kosten. Kortom, met name bij de centrale overheid ligt nog een schone taak om snel de pdf’s af te schaffen en te komen met eenvoudige formulieren met een eenvoudiger taalgebruik.

Stel dat je als ministerie de pdf’s gaat vervangen door begrijpelijke online formulieren, vertaal dan niet een pdf één-op-één in een online formulier. Ga goed na of het betreffende formulier niet te veel vragen bevat. Vaak is er lange tijd niet naar de inhoud gekeken dus is het de hoogste tijd om dat eens goed te doen. Misschien kunnen bepaalde gegevens ook langs andere wegen worden verkregen zonder dat de invuller deze moet opgeven. Kortom, het proces verandert: wat kan er beter?

Vraag jezelf zeker ook af of het formulier begrijpelijk is. Dit betekent dat je goed moet nadenken over welke relevante vragen je stelt en in welke volgorde en dat het voor de invuller ook direct duidelijk en logisch is waarom hij een bepaalde vraag gesteld krijgt. Hij of zij zal dan minder snel afhaken. En natuurlijk wil je ook de klantreis zo eenvoudig mogelijk maken.

Testen, testen en nog eens testen

Test het vooral ook in de praktijk! Dat wordt helaas te weinig gedaan. Wat voor de professional gesneden koek is, is dat voor iemand die voor de eerste keer een formulier invult vaak helemaal niet. De juiste taal, hulpteksten ter toelichting en dergelijke, tegenwoordig is dat met de juiste software eenvoudig en snel te realiseren.

Ja, het is niet eenvoudig en er komt heel wat bekijken. Moeilijk om een online formulier optimaal te presenteren? Kodision heeft slimme software om eenvoudige maar ook hele complexe formulieren te ontwerpen, bouwen, testen en beheren. In de cloud of in uw eigen omgeving en uitstekend beveiligd. Dat doen we al sinds 1998 en heel veel succesvol. Zowel bij gemeenten, provincies als de centrale overheid en natuurlijk tal van bedrijven. We hebben dus heel veel kennis en ervaring met de taken, processen en wat er allemaal komt kijken om de dienstverlening op een hoog niveau te brengen. Onze zeer krachtige software hiervoor heet TriplEforms.

Samen met ons de dienstverlening echt verbeteren?

Dus ben je verantwoordelijk voor de digitale dienstverlening bij de overheid van Nederland en wil je die dienstverlening verder verbeteren? Of ben je nieuwsgierig geworden en wil je weten hoe we je kunnen helpen? Ik vertel er graag meer over. Of beter nog, ik laat het zien in de praktijk.

Neem gerust contact op en wie weet kunnen we ook de dienstverlening bij jouw organisatie verder verbeteren.