6 december 2021

Tips & tricks voor digitale transformatie binnen jouw organisatie

“Derde van de Nederlanders vreest grip op digitalisering te verliezen” (Emerce). “Er is nog veel te winnen bij inclusie en digitale zelfredzaamheid” (Stadszaken). “Onderzoek: digitalisering wekt ook onbehagen op” (Marketingtribune). Steeds meer nieuwsberichten wijzen erop dat organisaties grip op de vereiste digitalisering verliezen. Dit is niet geheel onverwacht, aangezien innovaties in deze dynamische wereld vaak sneller gaan dan organisaties kunnen bijbenen. Corona heeft dit digitaliseringsproces nog eens versneld. We kunnen wel concluderen: er is werk aan de winkel op het gebied van digitale transformatie. Op 23 november reikten we je tijdens onze livestream ‘sleutels voor succesvolle digitale transformatie’ figuurlijke sleutels aan om deuren te openen en écht een start te maken met jouw digitale transformatie. Bijblijven is een uitdaging, hoe zorg je ervoor dat je de juiste snelheid te pakken krijgt en op snelheid blijft? In deze blog vatten we de tips & tricks van onze vier tafelgasten van de livestream samen. Aan de slag!

Common Ground Digitale overheid WCAG

Essentiële thema’s binnen digitale transformatie

Digitale transformatie is tegenwoordig een ontzettend veelgebruikte en daardoor eigenlijk ook ontzettend vage term. In principe zien wij vanuit Kodision digitale transformatie als het benutten van digitale kansen om je dienstverlening te optimaliseren. Dienstverlening naar klanten, burgers en bedrijven, maar óók richting je eigen medewerkers. Een heel mooi initiatief dus, dat van elke organisatie dan ook vereist om relevant te blijven. Maar de koppen in het nieuws laten al zien dat de praktijk wat weerbarstiger is; er kunnen allerlei obstakels zijn en redenen waarom het digitaliseren ondanks alle inspanning maar niet lukt. Maar wat zijn dan de sleutels voor digitale transformatie?

Hieronder bespreken we drie belangrijke thema’s waar je rekening mee moet houden tijdens het digitaliseringsproces: een digitale visie, het meekrijgen van je organisatie en alignment & procesinrichting. Binnen deze thema’s geven we steeds twee tips & tricks vanuit de livestream, zodat jij meteen hiermee aan de slag kunt gaan. Now is the time to act!

1. Een krachtige digitale visie

Een krachtige digitale visie opstellen is één van de sleutels voor digitale transformatie. Nadat je deze helder hebt voor jezelf, kun je je digitaliseringsplannen uitstippelen met de visie als stip op de horizon. Maar hoe stel je zo’n visie op en waar moet je op letten?

Tip 1: Stippel de klantreis uit

Loura Witte, projectleider dienstverlening & programmamanager bij gemeente Nieuwegein geeft de eerste waardevolle tip. “Voor een goede digitale visie moet je weten hoe jouw doelgroep het huidige (digitale) proces ervaart, dat kan namelijk heel anders zijn dan de vermoedens van de business. Ga dus klantreizen na, zet klanttevredenheidsonderzoeken uit, ga met je doelgroep om tafel zitten en analyseer de data vanuit je website. Want: meten is weten! Aan de hand van deze data kun je aan de knoppen draaien en het steeds verder verbeteren.”

Tip 2: Maak je digitale middelen toegankelijk

Annette Herruer, senior functioneel beheerder bij GR IJsselgemeenten: “Vanuit het oogpunt van digitale toegankelijkheid is de klantreis ook ontzettend belangrijk; de ene doelgroep is de andere niet. Kijk dus ook naar de klantreis van mensen die beperkt zijn: hoe ervaren zij het (digitale) proces en waar hebben zij behoefte aan? Loop je digitale middelen met een kritische blik na en check of alles wel zo toegankelijk is. Gebruik je niet te moeilijke woorden? Hebben je kleuren genoeg contrast?”

2. Het meekrijgen van je organisatie

De stem van een klant of burger (aan de hand waarvan een visie is opgesteld) zou de onvoorwaardelijke motor moeten zijn van de werkzaamheden binnen een organisatie. De praktijk is echter wat weerbarstiger; er ontstaat vaak weerstand bij verandering. Hoe bestrijd, of nog liever: voorkom je deze weerstand?

Tip 1: Denk naast de klantreis ook aan de medewerkersreis

Loura Witte: “Voor klanten wil je digitale processen zo snel en gemakkelijk mogelijk maken, maar dit wil je eigenlijk ook voor je collega’s. Ga nadat je de klantreis van de burger in kaart hebt gebracht dus ook aan de slag met de medewerkersreis. Waarom doen we het hoe we het nu doen? Pak het bij de kern aan en ontdek vervolgens wat je collega’s een prettige manier van veranderen vinden. Je kunt je plannen vaak het beste gefaseerd invoeren zodat je kunt uitproberen of het werkt. Op deze manier kunnen collega’s er langzaam aan wennen. “

Tip 2: Ga echt samen met je medewerkers op reis

Maarten van der Wal, senior adviseur communicatie & marketing bij Schadefonds Geweldsmisdrijven geeft de volgende tip. “Het moet een gemeenschappelijk proces zijn. De medewerkersreis moet de hele groep medewerkers omvatten; je moet samen op reis gaan zonder bepaalde betrokkenen zonder kennis achter te laten. Zo’n aanpak creëert namelijk angst. Stel dus vooraf een team op met alle medewerkers die betrokken gaan worden, ontwikkel samen een visie en begin samen aan de reis. Je zult zien: de oorzaken van de weerstand komen naar voren en pas dan kun je in gesprek gaan.”

3. Alignment & procesinrichting

Binnen een organisatie heb je te maken met veel verschillende werelden en groepen mensen die betrokken zijn bij digitalisering. Een IT-afdeling heeft vaak hele andere denkwijzen dan een communicatieafdeling. Daarnaast zien we het fenomeen dat de IT-afdeling, mede door een tekort aan ontwikkelaars, de vraag van de business niet meer bij kan houden. Hoe zorgen we ervoor dat de samenwerking tussen verschillende afdelingen bevorderd wordt en hoe kunnen we processen zo efficiënt mogelijk inrichten?

Tip 1: Maak je ICT architectuur in orde

Annette Herruer: “Een belangrijk element voor een goede kans van slagen is het in orde maken van je ICT architectuur. Je moet alle innovaties aan kunnen. Er komt veel bij kijken: veilige inlogmethodes voor klanten, goede en veilige verwerking van gegevens, etc. Maar goed, de realiteit is ook dat je niet alles kunt plannen, soms moet je afwijken van het plan en aanvoelen waar je dan naartoe moet.”

Tip 2: Ontkoppel grote systemen en applicaties zodat je wendbaar blijft

Peter van Klink, senior adviseur informatiemanagement bij Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit: “Zoals Annette zegt, moet je soms afwijken van plannen. Daarom moet je er ook voor zorgen dat je als organisatie wendbaar bent. Daarom zijn we afgestapt van het herinrichten van processtandaardisatie en zijn we ons meer bezig gaan houden met het standaardiseren van informatie. We zijn grote systemen aan het ontrafelen in kleinere stukjes, applicaties aan het opsplitsen in kleine componenten, en informatie aan het opsplitsen in single sources of truth. In gemeenteland noemen ze dat ‘common ground’. Naar mijns inziens zeker één van de sleutels voor digitale transformatie.”

Meer leren over deze thema’s binnen digitale transformatie?

Ben je benieuwd geworden naar het volledige gesprek tussen onze praktijkexperts tijdens de livestream? Kijk de livestream dan gewoon terug in je eigen tijd!

Eerst meer lezen over deze thema’s? Of wil je weten welk digitaal fundament passend voor jouw organisatievraagstuk is: high-code, low-code of no-code software? Download dan eerst de whitepaper ‘Het 3-stappenplan voor digitale transformatie binnen overheden’ (ook geschikt voor niet-overheden).

Nieuwsartikelen uit introductie: Emerce, Stadszaken, Marketingtribune