Van Consultant naar Functioneel Beheerder

Hoe begon het?

“Heb je momentje?” vroeg een collega aan mij. Die vraag wordt regelmatig gesteld, maar deze keer kwam ik in een kamertje terecht met een aantal collega’s waar ik in die tijd niet direct mee samenwerkte. Ik was dus benieuwd waar dit naartoe ging. Het werd al snel duidelijk…

De opdracht

Bij een huidige klant van ons was er tijdelijk behoefte aan een functioneel beheerder. Met onze producten KIM en TriplEforms is bij de klant een oplossing gemaakt waarmee ondernemers registraties en vergunningen kunnen regelen. De oplossing draaide een paar maanden en het ontwikkelteam werd steeds vaker geconfronteerd met vragen en meldingen vanuit interne en externe gebruikers. Aangezien er Agile gewerkt wordt en werkzaamheden gepland worden in twee wekelijkse sprints, is het tussentijds behandelen van vragen en meldingen een verstorende factor om een sprint tot een goed einde te brengen. Om te zorgen dat de input en meldingen vanuit de gebruiker worden verwerkt, is er een vacature uitgezet voor een functioneel beheerder. De vacature betrof een vaste aanstelling, maar totdat die ingevuld werd moest de functie tijdelijk worden opgevuld en ik kwam daarvoor in aanmerking.

Als functioneel beheerder moet je er voor zorgen dat de applicatie wordt verbeterd en er binnen en buiten de organisatie draagvlak wordt gecreëerd. Je bent het aanspreekpunt voor eindgebruikers (intern en extern) en je inventariseert en analyseert de vragen en meldingen. Communicatie met de eindgebruikers of de voortgang is daarbij erg belangrijk.

De afweging

Voordat ik ja zei, moest ik het even op me in laten werken en de plussen en minnen tegen elkaar afwegen. Ik had een lange periode met veel plezier gewerkt met onze Bussinessrule Engine Kode en heb daarnaast projecten gedaan met onze formulierenoplossing TriplEforms. Bij de betreffende klant worden onze oplossingen TriplEforms, KIM en de MijnOmgeving gebruikt. Met deze oplossingen had ik tot dusver minder ervaring dan Kode, maar dit maakte het juist een uitdagende klus.

Het enige wat mij nog tegen kon houden was de reistijd. Er werd uitgegaan van 3 maanden van 4 dagen per week op locatie en dat betekende dus 4 dagen per week op en neer rijden tussen mijn woonplaats Zutphen en Den Haag. Tik je mijn huisadres en het adres van de klant in op het navigatiesysteem in de auto, dan rolt daar een reistijd uit van anderhalf uur. Als er geen auto’s op de weg zijn dan klopt deze tijd precies, maar uit ervaring wist ik dat een enkele reis van 2 ½ uur vrij normaal is en 3 uur geen uitzondering. De klant vroeg om maximaal 30 uur inzet. Met werkdagen van 6 uur en dat 4 dagen per week, wat compensatie uren voor de reistijd en een paar uur op vrijdag vanuit kantoor werken was het plaatje compleet; ik ga er voor!

Het intakegesprek

Een aantal dagen later zat ik voor mijn sollicitatiegesprek in de auto richting Den Haag. Ik reed gelijk een file in en kwam stil te staan naast een colonne vrachtwagens van, jawel… onze klant! “Dit kan geen toeval zijn!” grapte ik in de app groep naar mijn collega’s. Toch nog ruim op tijd zat ik even later met een kopje koffie te wachten om opgehaald te worden voor het gesprek. Het was lang geleden dat ik een sollicitatiegesprek had gehad en gek genoeg begon ik toch wat zenuwachtig te worden. Ik heb veel ervaring maar ik ben geen functioneel beheerder, dus vragen die dieper ingingen op de specifieke functie waren best lastig.

Toch ging het gesprek erg goed. De indruk die ik van mijn ondervragers had was zeer positief en ik dacht wel aan te voelen dat dit wederzijds was. Onderweg naar huis werd ik al gebeld met de mededeling dat de keuze op mij was gevallen. En zo ging ik op naar een nieuw en leerzaam avontuur.

Het avontuur

De vaste vacature van applicatiebeheerder is inmiddels opgevuld en ik kijk terug op een erg leuke periode. Door mijn kennis van onze producten kon ik direct bijdragen aan het oplossen van issues en het projectteam ontlasten van vragen die vanuit de gebruikers kwamen. Ik heb overzicht gecreëerd in de meldingen en heb wekelijkse meetings met de gebruikers ingepland, waarin we de status en prioriteit van de meldingen bespraken. Daarnaast heb ik met iedere gebruiker een dagdeel meegelopen om te zien hoe ze werken met onze software. Met dit inzicht kon ik passende tips en trucs geven. Ook heb ik een belangrijke bijdrage geleverd aan het in kaart brengen van verschillende werkprocessen, zodat er duidelijke werkinstructies gemaakt konden worden. Aan het einde van mijn inzet voelden onze gebruikers zich duidelijk meer gehoord en stond het applicatiebeheer goed op de rit. Missie geslaagd!

Meer weten? Bekijk hier onze oplossingen.