Van uitdagingen naar kansen in tijden van corona

Belangrijk werk

Door de coronacrisis ontstaan er bij veel organisaties ad-hoc uitdagingen. Zo ook bij een aantal van onze overheidsklanten. De aanleiding was dat het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aan onze klant het UWV vroeg om zo snel mogelijk een regeling op te zetten voor flexibele arbeidskrachten. Hiervoor heeft het UWV de Tijdelijke Overbruggingsregeling voor Flexibele Arbeidskrachten (TOFA) in het leven geroepen. De TOFA is een financiële tegemoetkoming die is bedoeld voor flexwerkers die minimaal de helft van hun inkomsten zijn kwijtgeraakt en die geen uitkering kunnen krijgen. Kort hiervoor moest er ook een regeling komen om werkgevers te compenseren voor de loonkosten van hun werknemers, de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW).

Snel een nieuw digitaal formulier

Om de TOFA regeling op te kunnen zetten had het UWV behoefte aan een nieuw digitaal formulier. In dit formulier kunnen flexibele arbeidskrachten een aanvraag indienen om aanspraak te maken op de financiële tegemoetkoming. Aangezien Kodision al jarenlang digitale formulieren software levert aan UWV werd ons gevraagd om dit formulier te bouwen. De opdracht van het UWV was om zo snel mogelijk een formulier klaar te hebben staan voor de 150.000 flexwerkers die hiervoor in aanmerking komen. De vereisten op een rijtje:

• Een digitaal formulier voor flexwerkers
• Het formulier moet 6.500 aanvragen per uur kunnen verwerken
• Pre-fill van bekende gegevens
• Koppeling om XML bestanden naar een beveiligde server te versturen

All hands on deck

Nadat de aanvraag binnen kwam, is er direct een multidisciplinair team vanuit Kodision samengesteld met expertisen uit verschillende afdelingen. Denk hierbij aan technisch consultants, support en systeembeheer. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met het bouwen van het formulier in onze digitale formulierentool TriplEforms en onze consultants in het formulierenteam van het UWV. Toen het testformulier live stond, is deze in de avonduren meerdere malen onderworpen aan verschillende performance en stresstesten. Samen met het UWV, IBM en KPN is net zo lang getest en getweakt totdat het TOFA formulier 6.500 aanvragen per uur en het NOW-formulier 10.000 aanvragen per uur aan kon.

Lof vanuit de politiek

Door de efficiënte aanpak en goede samenwerking met alle betrokken partijen is het formulier op tijd live gezet. Ook voldeed het formulier aan de performancetesten van 6.500 aanvragen per uur. In de eerste week hebben duizenden flexibele arbeidskrachten een aanvraag kunnen doen via het TOFA formulier. Het UWV heeft al deze aanvragen verwerkt waardoor zij snel konden overgaan tot het uitkeren van de tegemoetkomingen. De politiek was erg te spreken over de manier hoe het UWV dit op zo’n korte termijn gerealiseerd heeft. Ook onze Koning toonde eerder al zijn belangstelling voor het uitstekende werk van UWV. Werk waar ook wij door onze bijdrage trots op zijn.

Er blijft werk aan de winkel

Ook nu het aanvraagformulier voor de TOFA gesloten is, zijn we bezig om onze klanten te ondersteunen bij digitale dienstverlening. Zo zijn we bezig met de nazorg van het TOFA project. Dit betekent dat we analyseren hoe het formulier tijdens de piekmomenten gepresteerd heeft en welke learnings we hier uit kunnen halen. Deze passen we weer toe in bestaande formulieren of andere actuele projecten, zoals het inrichten van formulieren volgens de nieuwe MEBV richtlijnen.

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen op het gebied van digitalisering? Bekijk hier onze software en adviesdiensten. Of stel je vraag via onderstaand formulier.