Blogserie MEBV #1: wat houdt de MEBV-wet in?

Wat is de MEBV-wet?

In 2023 gaat de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (MEBV) in werking. Voor bestuursorganen in Nederland betekent dit veranderingen op het gebied van elektronisch verkeer. De manier waarop burgers informatie ontvangen en meldingen kunnen doen verandert. Het wordt bijvoorbeeld verplicht om voor elk formeel bericht een elektronisch kanaal aan te wijzen waarop burgers en bedrijven jouw organisatie kunnen bereiken.

Voor wie geldt de MEBV-wet?

Zoals genoemd is de MEBV-wet voor bestuursorganen in Nederland. Bestuursorganen zijn volgens de definitie van artikel 1:1 ”orgaan van een rechtspersoon krachtens publiekrecht ingesteld of een persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed”. Er zijn bestuursorganen op staats-, provinciaal-, gemeentelijk- en zelfstandig niveau, bijvoorbeeld:

• Bestuursorganen van de staat: regering, minister, staatssecretaris, officier van justitie
• Bestuursorganen van de provincie: de commissaris van de Koning, Provinciale Staten, het college van Gedeputeerde Staten
• Bestuursorganen van de gemeente: de burgemeester, de gemeenteraad, college van B&W
• Zelfstandig bestuursorganen: Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming, Autoriteit Consument en Markt, Nederlandse Zorgautoriteit, Bureau Financieel Toezicht

Wat verandert er?

De nieuwe verplichtingen gaan over de ontvangst van elektronische formele berichten en wat je moet doen na de ontvangst van elektronische formele berichten. Er zijn in de MEBV-wet in totaal 6 verplichtingen opgenomen:

1: Aanwijzen van elektronische weg voor alle formele berichten

Het is verplicht om voor alle formele berichten die aan jouw organisatie zijn gericht een elektronische weg van verzenden aan te bieden. Op jouw website dien je een overzicht te plaatsen van welke digitale middelen dat precies zijn. Je mag als organisatie zelf bepalen welke middelen voor elektronische berichten je aanbiedt. Bijvoorbeeld een algemeen contactformulier, emailkanaal of een specifiek digitaal formulier.

2: Geen onnodige belemmeringen voor verzending formeel elektronisch bericht

De gekozen middelen mogen geen onnodige belemmeringen voor de burger met zich meebrengen. Dit betekent dat het voor iedere burger makkelijk uitvoerbaar moet zijn. Wel mag je bijvoorbeeld eisen stellen voor het uploaden van bepaalde bestandstypen, zoals ‘pdf’ of ‘xml’. Dit mag alleen wanneer dit vereist is voor de informatieverwerking.

3: Ontvangstbevestiging aan afzender

Wanneer een burger digitaal een melding doet, moet hij of zij een ontvangstbevestiging ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld door een e-mail te sturen naar het e-mailadres van de afzender. Wanneer je gebruik maakt van een formulier moet je hierin een veld opnemen voor een e-mailadres, zodat je de ontvangstbevestiging hier naartoe kunt sturen.

4: Beschikbaar stellen gegevens ingevuld in webformulier

Tot slot moeten de ingevulde gegevens op een veilige manier in te zien zijn voor de burger. De ingevulde gegevens kun je bijvoorbeeld meesturen in de bovengenoemde ontvangstbevestiging. Let op: dit moet betrouwbaar en veilig zijn. Wanneer je hebt gekozen voor een webformulier mag je de gegevens die de burger heeft ingevoerd niet onbeveiligd via de e-mail retour sturen. In dat geval zullen de ingevoerde gegevens op een andere manier toegankelijk moeten worden gemaakt, bijvoorbeeld via een link naar een beveiligde omgeving waar de gegevens (bijvoorbeeld als pdf) beschikbaar worden gesteld of met een bericht in een beveiligde berichtenbox.

5: Bewijslast van berichten via systemen voor gegevensverwerking bij bestuursorgaan

Wanneer je gebruik maakt van een systeem voor gegevensverwerking waarin de burger toegang heeft tot het bericht (zoals een persoonlijk portaal) ben je verplicht om aan te geven voor welke doeleinden de gegevens worden gebruikt.

6: Verplicht mededelen wanneer een bericht niet juist is ingezonden

Wanneer een burger een bericht verkeerd inzendt, is jouw organisatie verplicht om de burger mede te delen dat het bericht onjuist is ingediend. Daarnaast ben je verplicht om te communiceren hoe de burger het bericht op de juiste manier kan indienen.

Hoe kun je aan de wet voldoen?

Lees Blogserie MEBV #2: hoe je kun je aan de MEBV-wet voldoen? Heb je hulp nodig om voor 2023 MEBV-proof te zijn? Ga naar onze MEBV pagina en vul het contactformulier in of maak kennis met onze experts.