026 365 3560 info@kodision.nl

Organisaties en overheidsinstellingen maken gebruik van een grote hoeveelheid aan formulieren. Daarnaast maken organisaties ook veelvuldig gebruik van interne formulieren. In de praktijk worden de formulieren door verschillende lagen in een organisatie gecreëerd en onderhouden. Dit heeft als gevolg dat formulieren niet eenduidig zijn, vaak onduidelijk en overbodige informatie bevatten. Daarnaast vergt het beheer van de formulieren een hoop tijd en geld. Dit kan grotendeels worden voorkomen door formulieren te digitaliseren, zogenaamde e-formulieren. Wat is de meerwaarde van grip hebben op digitale formulieren?

Vele mogelijkheden van e-formulieren

E-formulieren maken het mogelijk om eenvoudige tot complexe uitvraagprocessen bij de respondent uit te vragen. Bij eenvoudige uitvraagprocessen kan gedacht worden aan een uittreksel bij de gemeente, voor complexe procedures moet vaak gebruik gemaakt worden van meerdere formulieren waarbij geschakeld moet worden tussen verschillende elementen.

Binnen e-formulieren zijn er validatiemogelijkheden die de kwaliteit van een aanvraag ten goede komen. Door het toepassen van validatie wordt foutieve invoer grotendeels uitgesloten. Denk hier aan het toepassen van een telefoonnummervalidatie die controleert of iemand een geldig telefoonnummer invult.

Dankzij de koppeling met meerdere modules worden de mogelijkheden van e-formulieren uitgebreider. Er kan koppeling gemaakt worden met DigID en eHerkenning om de gebruiker te identificeren en formulieren vooraf in te vullen. Voorbeelden van vooraf in te vullen gegevens zijn de naam, het adres, de burgerlijke staat en de leeftijd van de gebruiker.

Tijds- en kostenbesparing dankzij e-formulieren

Er zijn voordelen te noemen van e-formulieren ten opzichte van papieren formulieren. Eén van de belangrijkste voordelen is de interactiviteit van de e-formulieren. E-formulier reageren op basis van de input van de respondent, ook wel vraag-antwoord interactie genoemd. Zo is het mogelijk om op basis van de input van de respondent vragen over te slaan of vooraf in te vullen met al bekende informatie. Door enkel relevante vragen te stellen en reeds bekende informatie optimaal te gebruiken wordt het voor de gebruiker een stuk aangenamer om een formulier in te vullen.

Een ander belangrijk voordeel van e-formulieren is tijdsbesparing. De tijdsbesparing, en dus kostenbesparing, treed op doordat de doorlooptijd verkort wordt door onder andere vooraf ingevulde formulieren. Hiermee wordt voorkomen dat er onvolledige en incorrecte invulling plaatsvind. Een bijkomend voordeel van het gebruik van e-formulieren is dat er geen verzending per post hoeft plaats te vinden wat betekend dat er directe terugkoppeling naar de gebruiker mogelijk is. Een opsomming van de overige voordelen:

• Compleet en volledig gevalideerde (en daarmee correct ingevulde) aanvraagformulieren. De overheid en/of bedrijf ontvangen een goed, gevalideerde aanvraag;
• Koppelingen met onder andere databases, midoffice applicaties en webservices voor automatische afhandeling, routering binnen organisatie et cetera mogelijk;
• Kostenbesparing (denk aan papierkosten en tijdbesparing);
• Milieubesparing (minder papierwerk);
• Verhoging van gebruiksvriendelijkheid
• Koppeling met DigID en eHerkenning.

Digitale formulieren software kan zowel voor overheden als voor organisaties gebruikt worden. Enkele voorbeelden formulieren binnen de overheid zijn: schade na ramp melden, een horeca vergunning aanvragen en een uittreksel van Burgerlijke Stand aanvragen. Enkele voorbeelden voor het gebruiken van e-formulieren binnen het bedrijfsleven zijn een bestelformulier, een klachtenformulier en een schademelding.

Ontdek TriplEforms®

TriplEforms® is zeer gebruiksvriendelijke software waarmee gemakkelijk digitale formulieren ontwikkeld en beheerd kan worden. Deze software kan worden ingezet bij aanvraag-, uitvraag- en adviesprocessen zoals het online afhandelen van schade, het aanvragen van een vergunning of het aanvragen van advies. Met TriplEforms® maakt u eenvoudig en efficiënt digitale formulieren met als resultaat de realisatie van alle mogelijke vormen van vraag – antwoord interactie. De interactie kan zowel door gebruikersinput als externe bronsystemen of berekeningen worden aangestuurd. TriplEforms® beschikt over standaard componenten die de ontwikkeling van digitale formulieren gemakkelijk maken, zoals het genereren van een PDF bestand of het inloggen met DigiD of eHerkenning. Kortom TriplEforms® is unieke software die in de praktijk gegarandeerd voor resultaten zorgt en bewezen processen verbetert.