026 365 3560 info@kodision.nl
Drie overlevingstips voor in de werkjungle
Elke Onneweer, Senior Consultant
Ik heb in een week gemiddeld 11 vaste, steeds terugkerende, overleggen van een uur tot anderhalf uur. Echt. Ik heb het opgezocht. Soms heb ik er meerdere direct na elkaar, zonder pauze. Dat is dus nog los van de ad hoc afspraken die in de loop van een week mijn agenda vullen. Prima, part of the job zullen we maar zeggen.
Net zoals veel mensen heb ik me afgevraagd: hoe manage ik dit alles, hoe houd ik het overzicht? Of misschien vooral: hoe voorkom ik dat zaken die ik nog moet regelen die, als ik wil gaan slapen, in mijn hoofd ploppen en daar rond blijven tollen?

Ik heb ondertussen een methode gevonden die voor mij werkt. En ja, ik geef er meteen bij toe, ik heb het niet allemaal zelf verzonnen. Mijn methode komt voort uit het eigen maken van wat ik in boeken heb gelezen (al heeft ‘Getting things done’ eerst drie maanden stof liggen verzamelen op mijn bureau) en cursussen die ik heb gevolgd. Graag geef ik je 3 tips, die mij enorm geholpen hebben.

Tip 1: Schrijf alles, maar dan ook écht alles, op!

De eerste en allerbelangrijkste tip: schrijf alles op. Probeer vooral niet alles te onthouden. En geloof me, mijn hoofd wil het graag en kan het ook bijzonder goed. Als ik acties niet opschrijf, blijven ze hardnekkig in mijn hoofd rondspoken. Op de meest ongewenste momenten herinner ik me dan ineens dat ik nog iets moet doen. Vooral op vrije dagen of als ik wil gaan slapen. Plus je loopt continu met een ‘vol hoofd’.
Ik weet ondertussen dat als ik zaken opschrijf ik vele malen sneller in slaap ben, dan als ik een gedachte probeer te negeren met een: “laat maar, dat komt morgen wel”. Die gedachte wordt namelijk bijna altijd gevolgd door: “maar dan niet vergeten he? Meteen wat mee doen als ik opsta”. Kan je zo uren zoet mee zijn…..

Tip 2: Keuzes… weet wat je wilt of nodig hebt.

Toen ik het besluit had genomen alles op te gaan schrijven, volgde bijna meteen de vraag: maar waar dan? Ik had al 10.000 verschillende systemen geprobeerd en die hadden niet het gewenste resultaat opgeleverd. Tip twee is dan ook: maak eerst een lijstje met voorwaarden waaraan jouw oplossing moet voldoen. Voor mij was dat het volgende:

  1. Ik wil altijd en overal bij mijn to do-lijst Dus hij moet via al mijn devices beschikbaar zijn. Als ik er niet overal bij kan, schrijf ik het niet op en ga ik zaken alsnog proberen te onthouden.
  2. Ik wil in mijn privétijd, zo min mogelijk met werkzaken geconfronteerd worden. Op mijn privé-devices staan geen werkmail en werkagenda. Hiermee viel outlook dus af. Daarnaast is het schuiven met lijstjes door je agenda niet echt een feest.
  3. Ik wil maar op één plaats een lijst bijhouden, waar echt alles in komt te staan. Wanneer ik verschillende lijsten heb, dan mis ik het overzicht.
  4. Ik wil herinneringen met alarm op mij taken kunnen zetten. Ik wil dus niet alleen de acties uit mijn hoofd hebben, ik wil ook niet steeds hoeven bedenken wanneer ik iets af moet hebben.
  5. Het moet super eenvoudig zijn om een item aan de lijst toe te voegen. Als het me moeite kost om iets vast te leggen, ga ik het dus niet doen. Ontkennen heeft geen zin: ik kan soms wat gemakzuchtig zijn.

Uiteindelijk heb ik gekozen voor een app, die aan (bijna) al mij eisen voldoet. Er zijn verschillende goede apps, dus uiteindelijk is het ook een kwestie van smaak.

Tip 3: Stick to the plan! 

Alle verandering is moeilijk. Het kost tijd om je een nieuwe gewoonte eigen te maken. De derde en laatste tip is dan ook: hou vol! Spreek met jezelf af dat je de nieuwe werkwijze van alles opschrijven ten minste 2 maanden vol gaat houden. Je hoofd moet er namelijk ook aan wennen dat het zaken los mag gaan laten. En als dat gebeurt, dan merkt je de winst van alles opschrijven pas echt!

Alles opschrijven bevalt mij goed. Al is het systeem minder strikt geworden en gebruik ik zowel de app als outlook en geeltjes. Maar er is wel a method to my madness: op de geeltjes staan mijn acties voor die dag. In outlook plan ik acties in (wat moet ik doen als ik op kantoor ben en wat doe ik als ik bij een klant ben). De rest gaat in de app, zowel zakelijk als privé. Kan ik heerlijk slapen en de volgende dag uitgerust mijn werk doen.

Kan jouw organisatie een uitgeruste, goed georganiseerde consultant gebruiken? Naast mijzelf heeft Kodision nog meer opgeruimde geesten beschikbaar. We komen je graag helpen om jouw project tot een goed einde te brengen. Neem dus snel contact met ons op!

Laat het Elke weten als je interesse hebt!

Wil je meer blogs lezen? Dit zijn ons laatste blogs:

altijd als eerste op de hoogte zijn van het laatste nieuws?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis nooit meer de laatste updates!
Share This