Klantcase

Meerdere successen behaald met één oplossing

Een organisatie legde ons de vraag voor om klanten te willen ondersteunen met één complete oplossing voor digitale dienstverlening.

De aanleiding

Wij werkten aan een mooie opdracht voor een overheidsinstelling die regels opstelt, vergunningen verleent, toeziet op de naleving ervan en handhavend optreedt wanneer nodig.

Een belangrijke doelstelling voor deze organisatie is het uniformeren en digitaliseren van de dienstverlening. Bij aanvang van de opdracht was er geen zaaksysteem en geen online loket voor ondernemers. Processen rondom meldingen en vergunningen werden via twee deels verouderde systemen, handmatig en via e-mail gedaan. Er lag een wettelijke deadline voor nieuwe producten en processen, die op de juiste wijze moetsen worden ingericht en afgehandeld.

Achterliggende redenen

De vraag is om klanten te ondersteunen met één complete oplossing voor digitale dienstverlening. Hierbij is de wens voor een zaaksysteem en een digitaal loket voor ondernemers uitgesproken, evenals de wens voor één ondersteunend systeem voor alle primaire processen die gericht zijn op de eindgebruiker.

Een aanbesteding werd uitgeschreven en Kodision kwam, met CGI als partner, als hoogstscorende aanbieder naar voren.

De oplossing

Kodision levert een combinatie van softwareproducten die naadloos op elkaar aansluiten: digitale formulieren van TriplEforms, KIM zaaksysteem en klantportaal MijnOmgeving. Dit levert de organisatie flinke voordelen op. Denk aan ondernemers die kennisgevingen, registraties en vergunningaanvragen digitaal kunnen indienen. Deze nieuwe zaken worden vervolgens digitaal verwerkt. De status van een aanvraag is op ieder gewenst moment in te zien via het klantportaal MijnOmgeving. De aanvrager of melder heeft alle correspondentie met de organisatie overzichtelijk bij elkaar in dit online klantportaal.

Gerealiseerd

  • Tientallen processen en producten
  • Eén totale digitale oplossing
  • Meerdere successen behaald

Resultaat

De organisatie beschikt over één nieuw systeem ter ondersteuning van de primaire processen en een digitaal ondernemersloket. De organisatie heeft een wettelijke deadline gehaald en heeft door de nieuwe werkwijze het applicatie portfolio kunnen saneren. Bovendien is binnen de organisatie het vertrouwen gegroeid in het feit dat ICT-projecten ook soepel kunnen verlopen met een mooi resultaat als gevolg. Een prettige bijkomstigheid is dat door het succes van dit project er binnen de organisatie op meerdere plekken projectmatig en met Agile/ Srum gewerkt wordt.

Eind 2018 werd de de organisatie bezocht door een internationale expertgroep die de organisatie en taakuitvoering toetste aan specifieke eisen en normen gerelateerd aan hun werkveld. Samen met Kodision heeft de organisatie een uitstekende presentatie verzorgd, die mede zorgde voor een geslaagd bezoek.

“Er wordt professioneel, pragmatisch en flexibel samengewerkt. Waar dingen niet lekker lopen wordt er gezamenlijk bijgestuurd. Vanuit Kodision wordt er adequaat gereageerd.”

Meer weten over deze klantcase?

Ik vertel je er graag meer over!

Support