Persoonlijke dienstverlening in de grootste gemeente (in m2)
Hoe bied je inwoners van 83 dorpen en 6 steden digitale dienstverlening aan die net zo dichtbij voelt als de bakker om de hoek?
Voor die uitdaging stond de gemeente Súdwest-Fryslân. De grootste gemeente in landoppervlakte én totale oppervlakte wil digitale dienstverlening bieden die persoonlijk en dichtbij is. Om dit te realiseren is software nodig die formulieren invullen zo persoonlijk mogelijk maakt. De uitgebreide prefill opties die Kodision biedt is één van de redenen waarom Súdwest-Fryslân voor Kodision kiest.
De aanleiding
Het is even aftasten in het begin. De oplossing die gebruikt werd, beviel niet. Zou het dit keer wel goed gaan? En worden echt álle faciliteiten geboden die Súdwest-Fryslân zoekt?
Bij Kodision houden we wel van een uitdaging. En staan we achter onze software. Samen gaan we vol vertrouwen en enthousiasme een pilot aan. Tijdens de pilotfase, waarin uitgebreid wordt getest, is er niet alleen een klik met de software. Ook de consultants van Kodision maken het verschil. Door mee te denken en samen te zoeken naar de beste oplossing. Waarbij ‘kan niet’ geen optie is.
De pilot is al weer twee jaar geleden, de klik is er nog elke dag.
“Een uitgebreide pilot, zodat je zelf kunt ervaren hoe makkelijk het werkt en hoeveel mogelijkheden er zijn“.
De oplossing
Toegankelijke, eenvoudige formulieren voor inwoners en ondernemers. Software die aan de achterkant goed werkbaar is voor de medewerkers. Dat is de basis van de aanbesteding die de gemeente uitzet. Dit vertaalt zich naar eisen waarbij de oplossing van Kodision meer dan voldoet:
- Een samenhangende informatiearchitectuur
- Een 24/7 toegankelijke, eenvoudige, online dienstverlingen met vereenvoudigde formulieren
- Mogelijkheid tot het tijdelijk verlaten en verder aanvullen van de digitale formulieren
- Voldoen aan alle regelgevingen
- Ervoor zorgen dat de ingevulde formulieren bij de juiste interne persoon terechtkomen
- Eenvoudig nieuwe formulieren samenstellen zonder programmeerkennis
✔️ Een beveiligde koppeling met backofficesystemen op basis van het BSN vanuit Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
✔️ De digitale omgeving wordt gehost in Azure. Dit levert beheervoordelen op voor de ICT-afdeling van de gemeente.
✔️ Vooringevulde gegevens zorgen voor meer gebruiksvriendelijkheid voor de gebruikers van de formulieren.
Het resultaat
Samen met Klant in Focus biedt Kodision de mogelijkheid om makkelijk tevredenheid te meten met een ingebouwde kwaliteitscheck aan het einde van een formulier. De resultaten komen direct bij de juiste persoon binnen de organisatie terecht via de koppeling met het zaaksysteem.
De vernieuwde digitale omgeving is toegankelijk en persoonlijk. Met de pre-fill functionaliteit besparen inwoners en ondernemingen veel tijd en frustratie. Niet meer onnodig steeds dezelfde gegevens invullen, maar gebruik maken van slimme formulieren die snel ingevuld zijn.
De formulieren zijn simpeler gemaakt met een pre-fill functionaliteit. Hiermee wordt ook aan de Wet eenmalige uitvraag voldaan. Het gebruik van een parameterdatabase zorgt ervoor dat bepaalde gegevens, zoals leges, automatisch worden doorgevoerd in de formulieren. Dit bespaart beheerlasten en maakt het werk makkelijker en efficiënter. Naast het gebruikersgemak zorgt het ervoor dat de gemeente voldoet aan de regelgevingen en wordt alle informatie op één centrale plek opgeslagen. De formulieren zijn altijd veilig en volgens de laatste regelgeving.
Nieuwsgierig? Meld je aan voor een online demo voor een eerste indruk van de mogelijkheden.