Samen één formulier invullen op een andere plaats en tijd
De aanleiding
Voor de nieuwe Tozo-3 (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandigondernemers) moest gemeente ‘s-Hertogenbosch een digitaal formulier optuigen waarmee ondernemers een subsidie kunnen aanvragen. Uit de eerdere Tozo rondes bleek dat het voor de medewerkers van de gemeente veel werk was om alle aanvragen te controleren en goed te keuren. Daarnaast was het voor ondernemers veel invulwerk, omdat ze twee formulieren moesten invullen: één voor de aanvrager en één voor de eventuele partner. Dit wilde gemeente ‘s-Hertogenbosch nu makkelijker en sneller faciliteren.
De oplossing
Met de TriplEforms Vault module heeft Kodision een dubbele DigiD login gerealiseerd. Dit maakt het voor ondernemers mogelijk om samen één aanvraag in te dienen, op een andere plaats en tijd. Daarnaast komen de aanvragen nu direct in zowel het zaaksysteem als doel-applicatie terecht waar de afhandeling plaatsvindt.
Hoe werkt het?
- Stap 1: Burger 1 logt in met zijn DigiD en vult een bepaald deel van het formulier in. Daarnaast vult hij ook het BSN nummeren het e-mailadres in van Burger 2.
- Stap 2: Burger 2 ontvangt een e-mail met daarin een token. Hiermee kan hij de ingevulde aanvraag van Burger 1 openen en verder aanvullen.
- Stap 3: Burger 2 logt in met DigiD waardoor automatisch zijn wachtwoord versleuteld wordt ingevoerd. Vervolgens vult hij de rest van het formulier in.
- Stap 4: Burger 2 maakt de aanvraag compleet en dient deze met één klik op de knop in bij gemeente ‘s-Hertogenbosch.
Het resultaat
Vanaf het moment dat het formulier live ging, kwamen er diezelfde dag direct 400 aanvragen binnen. Van de 400 wijzigingsverzoeken, moesten er nog maar 15 extra worden nagekeken, de rest was volledig geautomatiseerd. Dit heeft gezorgd voor een grote tijdswinst bij de medewerkers van gemeente ‘s-Hertogenbosch. Daarnaast konden ondernemers nu sneller en makkelijker hun aanvraag indienen. Een win-win situatie dus!