Van start project tot livegang van webformulieren in 2 maanden

De aanleiding

Voorop lopen in digitale dienstverlening: dat doet Kodision. Daarbij delen we graag onze kennis en zo raakten we ook in gesprek met RUD Zeeland. Zij waren op zoek naar een nieuwe leverancier om hun processen en webformulieren veilig te digitaliseren. Vanuit de daarop volgende marktconsultatie kwam RUD Zeeland vervolgens met een officiele uitvraag aan de verschillende marktpartijen. Uiteindelijk kwam Kodision als winnaar uit de bus met een dikke 9 als score. Daar zijn we trots op! Hoe dit traject is verlopen? Dat lees je in deze klantcase. Van start project tot de livegang ging in 2 maanden!

Het proces van de aanbesteding

Met de start van de marktconsultatie werd alles in gang gezet. Met behulp van de input van de verschillende marktpartijen kon RUD Zeeland de uiteindelijke uitvraag samenstellen. Vanuit de marktconsultatie bleek wel dat er allerhande aanvliegroutes mogelijk waren. Aan de hand van de gesprekken schreef de RUD een uitgebreid programma van eisen en nodigden zij de partijen uit die mee konden doen. Daarmee begon het echt!

De aanbestedende dienst stuurde alle handige informatie op, waar de marktpartijen vervolgens vragen over konden stellen. Na het verkrijgen van de antwoorden via de Nota van Inlichtingen kwam er nóg een ronde om vragen te stellen. Ondertussen, met behulp van alle antwoorden op onze gestelde vragen, schreven wij de productaanbieding met alle informatie over de kwaliteit, gevraagde projectaanpak, eisen en wensen. Naast deze geschreven stukken was een demo van het aangeboden product dit keer ook onderdeel van de aanbesteding.

De voorlopige gunning

Na de demo moesten we weer twee weken wachten… Die tijd voelde als een eeuwigheid, maar: de voorlopige gunning was voor Kodision! “Wij kunnen u melden dat wij uw inschrijving als de inschrijving met de Beste Prijs Kwaliteit Verhouding hebben aangemerkt”, lazen we in de brief. Ons geluk kon niet meer op. Wij kregen de voorlopige gunning met een 9,5 voor de functionaliteit en de demo en een 9,0 voor het implementatieplan. Winnen op kwaliteit vinden wij fijn!

“Wij kunnen u melden dat wij uw inschrijving als de inschrijving met de Beste Prijs Kwaliteit Verhouding hebben aangemerkt”, lazen we in de brief.

Deze overtuigende gunning was vooral te danken aan de functionaliteiten van TriplEforms en de demo waarvoor we op punten van de andere partijen ver vooruit liepen. Hoe kwam dit? “De beoordelingscommissie is van mening dat de webformulieren bij Kodison makkelijker te beheren en te onderhouden zijn door de werkgroep webformulieren van RUD Zeeland”. Weer kunnen we dus trots zijn op ons slogan ‘eenvoud in IT’. Ook de definitieve gunning op 1 juli kwam in orde. Tijd om verder aan de slag te gaan.

Definitief gegund: de volgende stappen

Na de zomervakantie, op 14 september, begonnen we met het uitvoeren van de TriplEforms implementatie met een team onder leiding van Steven Kroon. Op 19 november had het team alle gevraagde formulieren en de omgevingen geïmplementeerd. We hebben dus een enorm snelle implementatie van maar 2 maanden gerealiseerd! Hoe hebben we dit voor elkaar gebokst?

We hadden een strakke, maar realistische planning. Door een hele duidelijke scope van de opdracht te bepalen vooraf, wist iedereen hoe het eindproduct eruit moest gaan zien. Daarnaast hadden we in samenwerking met de RUD alle formulierontwerpen al opgesteld voorafgaand aan de kick-off. Deze vond fysiek plaats met alle betrokkenen. Daardoor konden we de energie goed peilen, onduidelijkheden ophelderen, rollen verdelen en meteen de diepte ingaan. Zo was een vliegende start gegarandeerd en konden we de vaart er goed in houden.

“Het klinkt cliché, maar het was echt een team effort”, aldus Steven.

“Daarnaast heeft iedereen gewoon ontzettend zijn best gedaan en zich flexibel opgesteld. Axel (lead formulierenbouwer) en Stef (voornamelijk styling) hebben top werk geleverd. Ze waren scherp en dachten constant goed mee over hoe we het beste resultaat konden neerzetten. Daarnaast zijn we heel goed geholpen door Roeland (hulp bij styling), technical services en support (hulp bij installeren van allerlei zaken op de omgeving en bij het aanvragen van de certificaten). Het klinkt cliché, maar het was echt een team effort”, aldus Steven.

Er waren wel enkele regeltechnische tegenslagen, zoals dat de aanvraag voor diverse certificaten voor beveiligde communicatie langer duurde dan verwacht. Die tijd hebben we goed kunnen maken door onze periode voor de eindtest in te korten. Een risico, maar wel eentje die we aandurfden. We liepen namelijk voor op de planning en hadden samen met de klant al veel tussentijds getest.

De evaluatie van de implementatie

Bij de evaluatie kwam naar voren dat RUD Zeeland erg tevreden was over de gang van zaken. De onderlinge communicatie en samenwerking was erg fijn door de korte lijnen die we hanteerden. Ze waren blij met onze snelheid, dat we goed meedachten en dat altijd duidelijk was wat er verwacht werd. We gaan de komende contractsperiode, en hopelijk ook nog ver daarna, gewoon zo door!

De kwaliteit en eenvoud van TriplEforms zelf meemaken?

Zoals je hierboven las, hebben we de aanbesteding definitief gegund gekregen vooral dankzij de kwaliteit en de eenvoud van digitale formulierentool TriplEforms. Hier zijn wij natuurlijk trots op! Wil jij nu eens toetsen of je het eens bent met deze producteigenschappen? Dat kan! Boek dan gerust een (Teams) belafspraak in met accountmanager Ron, hij laat je graag alle hoeken van TriplEforms zien…