026 365 3560 info@kodision.nl

Organisaties en overheidsinstellingen maken gebruik van een grote hoeveelheid aan formulieren. Daarnaast maken organisaties ook veelvuldig gebruik van interne formulieren. In de praktijk worden de formulieren door verschillende lagen in een organisatie gecreëerd en onderhouden. Dit heeft als gevolg dat formulieren niet eenduidig zijn, vaak onduidelijk en overbodige informatie bevatten. Daarnaast vergt het beheer van de formulieren een hoop tijd en geld. Dit kan grotendeels worden voorkomen door formulieren te digitaliseren; dan worden het zogenaamde e-formulieren. Dit gebeurt met specialistische tools, die ondersteunen in het ontwerpen en realiseren van e-formulieren.

Wat is een e-formulier?

Een e-formulier is een (vaak ‘intelligent’) digitaal formulier, dat ingezet kan worden bij onder andere aanvraag-, uitvraag- en adviesprocessen. Veelal zijn e-formulieren gebaseerd op de XML gegevensstandaard. Ook bieden ze vaak invoervalidatie en koppelingen met andere platformen, zoals DigiD, Ogone en backoffice systemen. E-formulieren zijn online, via een webbrowser te benaderen. Gemeenten bieden de e-formulieren in de meeste gevallen aan met behulp van een digitaal loket. Het digitaal loket geeft overzichtelijk alle beschikbare e-formulieren voor de burger weer.

Structuur aanbrengen

E-formulieren maken het mogelijk om eenvoudige of complexe uitvraagprocessen gestructureerd bij de respondent uit te vragen. Bij eenvoudige uitvraagprocessen kan er gedacht worden aan een eenvoudig e-formulier dat bestaat uit een beperkt aantal stappen. Een voorbeeld van een relatief eenvoudig uitvraagproces is het uittreksel GBA aanvragen. Bij complexe processen wordt gebruikgemaakt van meerdere formulieren waarbij routeren (het schakelen tussen elementen) zowel op formulierniveau, als tussen formulieren kan plaatsvinden. In dat laatste geval betreft het routering op zogeheten scenarioniveau. Een voorbeeld van een complex uitvraagproces is het Horecaformulier waarmee diverse vergunningen middels één e-formulier (dus één samengesteld scenario) aangevraagd kunnen worden. Hierbij is het mogelijk om complete formulieren op basis van de input van de gebruiker over te slaan of te tonen en delen voor in te vullen op basis van de gemeentelijke basisadministratie en backoffice systemen.

Validatiemogelijkheden

Er zijn binnen e-formulieren validatiemogelijkheden die de kwaliteit van een aanvraag vergroten. Door validatie toe te passen worden fouten tijdens het invoeren van de e-formulieren grotendeels uitgesloten. Een voorbeeld van een validatie kan het toepassen van een telefoonnummervalidatie zijn. Deze validatie controleert of de gebruiker een geldig telefoonnummer invult.

Koppeling met modules

Koppelingen met modules maken de mogelijkheden van e-formulieren nog uitgebreider. Zo kan er een koppeling met DigiD gelegd worden om een gebruiker te identificeren en aan de hand van het BSN van een burger reeds beschikbare informatie (onder meer basisgegevens) voor in te vullen in het formulier. Dit is onder meer relevant in het kader van de wet op eenmalige gegevensuitvraag. Voorbeelden van voor in te vullen gegevens zijn de naam, het adres, de burgerlijke staat en de leeftijd van de gebruiker. Een koppeling met Ogone stelt de gebruiker in staat om direct een betaling te doen waardoor een aanvraag direct automatisch afgehandeld kan worden.

Meer weten?

Bent u benieuwd geworden naar de vele voordelen en mogelijkheden van de digitale formulieren software TriplEforms® van Kodision? U kunt telefonisch contact opnemen met onze consultant Laurens de Vries via 026 – 365 356 0. Mailen kan natuurlijk ook. Stuur uw mail naar info@kodision.nl.