026 365 3560 info@kodision.nl

IND optimaliseert registratie vluchtelingen met behulp van digitale formulieren

Automatische vertaling formulieren zorgt voor flinke tijdswinst.

talen

%

tijdswinst

%

direct terugvertaald naar Nederlands

De aanleiding

De intake van vluchtelingen was altijd een proces wat veel tijd kostte, er moest een lang formulier ingevuld worden, wat daarna weer vertaald moest worden voor er registratie kon plaatsvinden
Gemeente Nieuwegein

Achterliggende redenen

Toen de enorme vluchtelingenstroom op gang kwam in 2015 moest de IND op zoek naar een efficiëntere oplossing waarmee asielaanvragen sneller afgehandeld konden worden om de instroom bij te kunnen houden. Belangrijkste eis hierbij was dat de formulierentool meertaligheid zou ondersteunen.
Gemeente Nieuwegein

De oplossing

IND had TriplEforms® al in huis voor het registreren van buitenlandse medewerkers die in dienst treden bij Nederlands gevestigde bedrijven. Het was dan ook een logische stap om ook voor dit proces TriplEforms® te gaan gebruiken. Maar niet voordat TriplEforms® aan de nodige tests werd  onderworpen, om vooral de meertaligheid te testen. Na een aantal Proof of Concepts werd overtuigend ‘ja’ gezegd tegen TriplEforms®.

Het intakeformulier, dat meer dan 30 pagina’s beslaat, werd gedigitaliseerd in TriplEforms®. Gelijktijdig zorgt dit voor vereenvoudiging doordat de intelligentie van TriplEforms® kan voorkomen dat overbodige vragen gesteld worden.

Gerealiseerd

Om de grootste stroom vluchtelingen te kunnen bedienen, werd het formulier in de eerste fase vertaald naar Tigrinisch en Syrisch, talen die gesproken worden in Eritrea en Syrië. Daarnaast werd een plan gemaakt om in fase 2 dit formulier te vertalen in de zes meest gangbare talen voor Irak, Iran en Afghanistan. Een verkorte versie van het aanmeldformulier is gerealiseerd in 20 andere talen, als Hindi en Urdu (beiden India), Albanees, Spaans, Portugees en Engels. Kodision zorgde er, samen met de IND, voor dat de Arabische talen ook van rechts naar links leesbaar waren.
Gemeente Nieuwegein

Resultaat

TriplEforms® biedt dus het formulier aan in de taal die de vluchteling spreekt. Om het voor de IND-medewerkers ook begrijpelijk te maken zijn alle buitenlandse talen in het formulier voorzien van een Nederlandse vertaling. Daarnaast zorgt de software er ook direct voor dat de gestructureerde antwoorden, gegeven door de vluchteling, weer naar het Nederlands vertaald worden voor de beoordeling. Alleen de ingevulde (vrije tekst) antwoorden hoeven nog maar vertaald te worden door een tolk, wat een tijdsbesparing van bijna 50% oplevert.

Meer weten over de formulieren van de IND?

Ard van Winden

Onze specialist Ard gaat graag met je in gesprek.

Ard van Winden
Accountmanager
026 365 3560
a.vanwinden@kodision.nl

Wij zijn super trots op onze klanten en de resultaten

die ze behalen. Daarom vertellen we je graag meer.

Laat je overtuigen door onze klantcases

Provincie Zuid-Holland

Lees in deze klantcase over de digitale formulieren, beschikbaar vanuit een centrale bibliotheek, die zijn gerealiseerd met software van Kodision.
Lees meer

Gemeente Nieuwegein

De gemeente Nieuwegein was op zoek naar een levrancier voor digitale formulieren. Kodision biedt de oplossing.
Lees meer

Gemeente Den Haag

Den Haag wil dat zijn burgers en ondernemers veel zaken online kunnen regelen. In de software van Kodision vonden zij de oplossing.
Lees meer