Wat is de EAU?

De EAU, European Association of Urology, is dè autoriteit in Europa op het gebied van urologische zorg, onderzoek en onderwijs. Meer dan 15.000 medisch specialisten zijn lid en dragen bij aan de EAU’s missie: het verbeteren van urologische zorg in zowel Europa als daarbuiten.
Met het Europese Urologische studieprogramma biedt de EAU-studiebeurzen voor (aankomende) urologen en onderzoekers. Resolve is gevraagd het proces rondom het aanvragen van studiebeurzen te automatiseren.

De resultaten

Eén omgeving voor alle informatie bij Resolve

Eén omgeving voor alle informatie m.b.t. studiebeurzen

Gestandaardiseerde aanvragen met Resolve

Gestandaardiseerde aanvragen

Tijdsbesparing met Resolve

Tijdsbesparing van 20% op de werklasten van de coördinator

Gestandaardiseerde verwerkingen met Resolve

Gestandaardiseerde verwerkingen

“Het automatiseren van het verwerken en beoordelen van studiebeursaanvragen
door urologen levert ons niet alleen een enorme tijdswinst op.
Het geeft ons ook beter inzicht in de status van aanvragen
en leidt tot minder fouten.

Angela Terberg, Coödinator EAU

Tijdrovende studiebeurs aanvagen

Een demo kan al snel leiden tot een geautomatiseerd proces. Dat bewijst de samenwerking tussen EAU en Resolve. Na het zien van de Resolve demo heeft EAU in de organisatie gekeken welke processen eenvoudiger gemaakt konden worden.

Voor de coördinator was was het verwerken van studiebeurs aanvragen een zeer tijdrovende bezigheid. Het beheerste haar werktijd. De aanvraag en opvolging van scholarships gebeurde handmatig. Lijstjes werden bijgehouden in diverse programma’s als Word en Excel. Voor de communicatie werd Outlook gebruikt. De bestanden waren niet aan elkaar gekoppeld en meerdere malen werden gegevens van het ene naar het andere bestand gekopieerd of handmatig overgenomen. Erg foutgevoelig.

Ook had de coördinator een probleem met het overzicht bewaren van de aanvragen. Het was niet duidelijk wie er wat had aangevraagd en wat de status was van de rapporten die moesten worden ingeleverd.

Website van de EAU met link naar studiebeurs aanvragen
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)
Scholarship EAU Resolve_1

Resolves oplossing:
aanvraag, beoordeling, financiële afhandeling

Resolve heeft het complete proces van intake tot afhandeling geautomatiseerd. In eerste instantie is het aanvraagformulier voor een studiebeurs geautomatiseerd. Hierbij is een complete routering naar de juiste vragen ingebouwd. Dit wil zeggen dat afhankelijk van de gegeven antwoorden, de juiste (vervolg)vragen worden getoond. Daarnaast is er een controle ingebouwd op het compleet invullen van de aanvraag en het toevoegen van de juiste documenten. Deze controlecheck zorgt ervoor dat de voorzitter van de beoordelingscommissie alleen correcte aanvragen krijgt.

Aanvraagformulier studiebeurs
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Aanvraagformulier EAU Scholarship met Resolve

Beoordeling van de aanvragen

Voor de EAU is het geautomatiseerde aanvraagformulier al een grote stap vooruit. Om nog meer tijdswinst te behalen is vervolgens de beoordeling van de aanvragen opgepakt.

Wanneer een aanvraag is ingevuld, krijgt de voorzitter van de beoordelingscommissie automatisch een notificatie dat een nieuwe aanvraag is ingediend. Vervolgens kan de voorzitter in zijn Resolve inbox de aanvraag zien. Bij iedere aanvraag selecteert hij 1 à 2 van de 7 board members die de aanvraag moeten beoordelen. Op die manier kan per aanvraag en onderwerp gericht het juiste board member gekozen worden voor de beoordeling. Per aanvraag een specialist. Is de keuze voor de boardmember(s) gemaakt, dan krijgt de board member een notificatie. Hij logt in Resolve in en beoordeelt vervolgens het formulier.

De overige board members kunnen altijd alle aanvragen inzien. Beoordelen is voor hen niet mogelijk. De coördinator en de voorzitter kunnen alle aanvragen inzien en de status van de beoordeling bijhouden.

De beoordeling wordt in de board vergadering besproken en eventueel bijgesteld. Hier valt de uiteindelijke beslissing om de studiebeursaanvraag wel of niet toe te kennen.

Inbox in Resolve voor voorzitter beoordelingscommissie
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Inbox in Resolve voor EAU scholarship

Behandelscherm van de voorzitter
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Behandelscherm van de voorzitter in Resolve, Case EAU

Aanvraag beoordeeld door board member
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)
Aanvraag beoordeeld door board member in Resolve

Financiële afhandeling

Als laatste onderdeel van de aanvraagprocedure is de financiële afhandeling geautomatiseerd. Bij een studiebeursaanvraag dient de aanvrager een budget op te geven. Afhankelijk van de soort aanvraag is de maximale hoogte van het budget vastgesteld. Ga je over het budget heen, kun je de aanvraag niet afronden.

Is de studiebeursaanvraag toegekend, dan krijgt de aanvrager automatisch een e-mail. Hierin staat dat hij bepaalde gegevens voor de financiële afwikkeling aan moet leveren, zodat de studiebeurs kan worden uitbetaald. De coördinator ontvangt de gegevens en vult deze in Resolve in en geeft akkoord voor de eerste betaling. Resolve stuurt automatisch een mail naar de financiële afdeling en het bedrag wordt uitgekeerd. Bij de 2e en 3e betaling gebeurt dit op dezelfde wijze.
EAU wenst handmatig akkoord te geven voor de betalingen. Uiteraard kan dit ook automatisch worden ingesteld.

Na een jaar moet de aanvrager rapporten inleveren ter beoordeling. De board members krijgen hiervan een melding per e-mail “de rapporten van aanvrager X staan klaar om te reviewen”.

Budgetverdeling in aanvraagformulier
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Budgetverdeling in aanvraagformulier in Resolve

Zo ziet het er uit in Resolve

Hebben wij je interesse gewekt?

Vraag dan snel een demo aan of laat ons in een dag jouw proces automatiseren. Zo simpel kan het zijn!

> Ik wil een demo
Real time rapportage van je bedrijfsprocessen met Resolve