Houtje touwtje HR proces

Het bevriende IT bedrijf Software 58 worstelde al jaren met het handmatig verwerken van sollicitaties en in dienst name van personeel. Ze vroegen Resolve om samen met hun het HR proces in kaart te brengen en te automatiseren.

De HR officer gebruikte diverse Office programma’s om gegevens van sollicitanten te verwerken, gesprekken te plannen en de medewerker uiteindelijk in dienst te nemen. Een houtje touwtje constructie. Zo werden er bijvoorbeeld in Word allerlei checklist bijgehouden. De bestanden waarin gewerkt werd, waren ook niet met elkaar gekoppeld. Dit betekende veel gegevens overtypen. Zo ontstonden er onnodige fouten. Daarnaast was het inefficiënt en koste de werkzaamheden onnodig veel tijd.

Logo Software 58

De resultaten

Efficientere interne procedure met Resolve

Efficiëntere interne procedure

Eén omgeving voor alle informatie bij Resolve

Eén omgeving voor
alle informatie sollicitanten/medewerkers

Inzicht in duur contracten medewerkers met Resolve

Inzicht in duur contracten medewerkers

Tijdsbesparing met Resolve

Tijdsbesparing van 30% op de werklasten van de HR officer

“Resolve is super overzichtelijk!
Alle handelingen van begin tot eind in 1 proces

Petra de Korte, HR officer Software 58

Proces in kaart brengen

Resolve en Software 58 hebben eerst het volledige HR proces in kaart gebracht. Welke werkzaamheden voert wie in de organisatie uit en hoe volgen de werkzaamheden logisch op elkaar. Hieruit bleek dat er ook externe bedrijven, zoals de bloemist, betrokken zijn in het proces. Op eenvoudige wijze is daarom ook de bloemist geïntegreerd in het Resolve HR proces.

Het vastleggen van het proces heeft als groot voordeel dat je ook gaat nadenken over het proces. Zo vergeet je zaken niet, die je anders misschien over het hoofd ziet.

Inbox HR Officer in Resolve
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Inbox HR officer in Resolve
Intake nieuwe medewerker

Er is voor gekozen om het intake proces van een sollicitant direct in Resolve te laten plaatsvinden. Het had uiteraard ook rechtstreeks via de website gekund. De HR Officer ziet in Resolve haar inbox en klikt op het icoon “Intake nieuwe medewerker”. Vervolgens voert zij de gegevens van de sollicitant in. Dit zijn zowel de persoonlijke gegevens als de wijze waarop de sollicitant is binnen gekomen. Is dit gebeurt via een recruiter dan selecteert ze via een dropdown menu de recuiter waarmee wordt samengewerkt. Wanneer de recruiter geselecteerd is, wordt automatisch de fee van de recruiter getoond. Zie het voorbeeldonderstaand.

Intake nieuwe medewerker
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Intake nieuwe medewerker in Resolve

Beoordeling cv & inplannen gesprek

Nadat de gegevens zijn ingevuld, wordt de cv van de sollicitant automatisch naar de betrokken manager(s) gerouteerd ter beoordeling. De managers keuren in Resolve de cv goed of af. Bij goedkeuring ontstaat er een taak in de inbox van de HR officer om de kandidaat uit te nodigen voor een eerste gesprek. De HR officer plant het gesprek in en geeft aan welke collega’s namens Software 58 bij het gesprek aanwezig zijn. Deze collega’s krijgen automatisch een notificatie met de afspraak. Er is voor gekozen om de sollicitant persoonlijk te bellen of handmatig de afspraakbevestiging te sturen.

Indien gewenst kan de HR officer ook informatie voor het eerste gesprek opvoeren bij het maken van de afspraak.

Plannen eerste gesprek
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Plannen eerste gesprek met Resolve

Tekenen contract & bestellen bloemen

Wanneer het eerste gesprek heeft plaatsgevonden, geeft de HR officer in Resolve aan of de kandidaat wordt uitgenodigd voor een tweede gesprek. Op dat moment vindt eenzelfde procedure plaats als bij het eerste gesprek. Na het tweede gesprek wordt besloten of de kandidaat de nieuwe medewerker wordt. Is het een ja, wordt een afspraak met de directeur ingepland voor het tekenen van het contract. De directeur krijgt hiervan een notificatie. Is het contract getekend dan wordt in Resolve het bijbehorende vinkje op “ja” gezet. Staat het op “ja”, gaat er automatisch een e-mail naar de bloemist. Deze krijgt per e-mail de opdracht om bloemen te leveren een week voordat de nieuwe medewerker start. In de mail zijn de naw gegevens van de nieuwe medewerker direct vermeld.

Plannen contract tekenen en bloemen bestellen
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Plannen contract tekenen en bloemen bestellen met Resolve

De nieuwe medewerker krijgt ook een e-mail met de vraag de nog ontbrekende gegevens aan te leveren zoals een kopie van een identiteitsbewijs. Vervolgens worden o.a. de onderstaande zaken vastgelegd:

  • Datum in dienst
  • Contractduur
  • Functie
  • Salaris
  • Reiskostenvergoeding (Automatisch berekend op basis van reisafstand)
  • Telefoonvergoeding (Deze is automatisch gekoppeld aan de functie
Vastlegging gegevens nieuwe medewerker
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Vastlegging gegevens nieuwe medewerker in Resolve

Checklist in dienst & beoordeling medewerker

Het laatste onderdeel van het HR proces, voordat de medewerker kan starten, is het uitvoeren van alle punten van de “in dienst” checklist. In de checklist is bijvoorbeeld opgenomen het regelen van een bureau en een stoel. Door van deze punten een checklist te maken voorkom je dat er niets over het hoofd wordt gezien.

Voor het einde van de contractduur dient er een beoordeling van de medewerker plaats te vinden door de manager. Bij de in dienst treding is vastgelegd hoe lang de contractduur is. Anderhalve maand voor het einde ontvangt de manager een taak voor de beoordeling in Resolve. Bij het maken van de beoordeling ziet hij direct een overzicht van het aantal contracten die de medewerker heeft gehad. Vervolgens selecteert hij welke contractverlenging het gaat worden. Indien er gekozen wordt voor een contract voor bepaalde tijd staat er voor het einde van de tweede contractperiode een nieuwe beoordelingstaak klaar voor de manager.

Indien de manager er voor kiest om het contract niet te verlengen, geeft hij in Resolve tevens de reden aan. Er volgt dan een exit gesprek. Dit is de laatst mogelijke stap in het HR proces. Voor de uitdiensttreding wordt er door de HR officer een laatste checklist uitgevoerd. Hierop staan het wissen van de fingerprint, het innemen van de sleutel etc.

Checklist nieuwe medewerker
(Klik op de afbeelding voor een uitvergroting)

Checklist nieuwe medewerker in Resolve

Resolve bevalt uitstekend!

Software 58 is zo enthousiast over Resolve dat ook het projectevaluatieproces in Resolve is gemaakt. In de toekomst zal factuurproces en het auditsysteem voor ISO certificering volgen.

Het enthousiasme van Software 58 komt voort uit de resultaten die behaald zijn met het automatiseren van het HR proces in Resolve. Wil je weten welke dat zijn? Scroll dan snel terug naar bovenaan deze pagina.

Klantvragen oplossen met Resolve | Resolve

Ook een snel HR proces?

Wil je ook ervaren hoe eenvoudig het is om zelf je HR proces te vereenvoudigen? We laten het je zien in een gratis demo. Je vraagt de demo, via een webinar of bij jou op locatie, eenvoudig aan door het aanmeldformulier in te vullen.

Je collega’s overtuigen welke resultaten je met Resolve behaald? Lees dan nog even terug bovenaan de pagina.

> Ik wil een demo